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Los 12 mandamientos del proyecto eficiente

Los 12 mandamientos del proyecto eficiente

A quien no se la ha alargado un proyecto por  reprocesos.  Trucos  para que su proyecto fluya sin percances

 

La alegría cuando conseguimos un buen proyecto, suele convertirse en desazón y angustia, cuando este se “empantana” es decir cuando el cliente empieza a pedr cambios inesperados o rechaza el proyecto y toca volverlo hacer con el consecuente perjucio en horas de trabajo. Aqui le contamos como se puede evitar este molesto problema:

 

1- Aprenda a comunicarse:

Hacer que lo que uno dice sea lo mismo que el otro entienda, suena sencillo, pero no siempre sucede. Más importante que hablar es escuchar, pero después de hacerlo debe validar lo que escuchó haciendole al interlocutor un resumen de lo fundamental: “ lo que usted me está diciendo es …”  No asuma nada sin preguntar. En la primera reunión su función es escuchar para entender y validar si entendió.

2- Propuesta larga, Cotizacion corta:

Una propuesta de diseño tiene dos instancias, la propuesta como tal y la cotización. La primera puede ser extensa pues usted está haciendo un diagnóstico de lo visto e investigado que , como vimos más arriba, ya fue validado por el cliente. Como en este documento está detallado todo lo que usted va a hacer si el cliente exige más de lo acordado lo puede cobrar por aparte. A veces nos cuesta expresar conceptos por escrito, pero los diseñadores hacemos esto muy bien graficamente, de modo que unas infografías son muy bienvenidas ( de paso le ayudan a aclarar su cabeza)  La propuesta económica es más corta y sencilla, debe tener todos los costos involucrados y sumados antes del total en columnas y filas, de este modo el cliente puede cuantificar el real valor del trabajo y no desmayarse con el precio total de la propuesta. De paso al hacer esto va a poder calcular las horas involucradas en el proceso con lo cual va a poder calcular mejor el precio a cobrar.

3- Diseño es decisión de gerencia. Trabaje con el gerente:

 Si va a una empresa grande es posible que exista un “encargado “ de su proyecto que reporta a un dueño o gerente. Si usted no logra tener una reunión previa  con el gerente o dueño simplemente no acepte el trabajo pues lo más probable es que como tiene un filtro la comunicación sea perturbada. Diseño no acepta intermediarios. Nunca acepte un proyecto donde usted no tiene contacto directo con el real responsable del mismo.

4-Entienda el problema:

El cliente obviamente conoce  “que le duele” y cree saber cómo debe resolver. Como no es diseñador, esta solución suele ser la primera y más obvia pero no necesariamente corresponde a lo que necesita. El diseñador por tanto debe antes que recibir el encargo y salir a ejecutarlo atropelladamente, entender cuál es la situación que creo el problema y ver si la solución propuesta por el cliente sea la adecuada. Lo que el cliente quiere no necesariamente es lo que necesita. Hace unos años una empresa nos llamó para que le diseñáramos una línea de mobiliario modular, puesto que según las palabras del dueño, no estaban vendiendo bien en sus locales y pensaban que un nuevo producto los haría vender más. Cuando visitamos los locales, estos  eran sucios, oscuros y desordenados. Al final el proyecto fue de diseño interior y fachada.

5-Mire su proyecto dentro del sistema:

 Es un gran error recurrente no entender todo lo que va a alrededor del proyecto. Este está determinado por una serie de factores externos que lo moldean. Sistemas de producción, lugar de la empresa, relación con sus proveedores, capital disponible,clientes de la empresa, todo esto funciona como un motor que hace funcionar eficientemente la empresa. Si no lo entiende y lo aprovecha en su proyecto, probablemente tenga que hacer trabajar doble cuando se valide dentro del sistema y algo no encaje. Recientemente hicimos un etiqueta troquelada para unos vegetales sin saber que el productor, en otro país tenía una sistema automático de impresión y etiquetado, que tenía ventajas y restricciones haciendo imposible formas troqueladas. Como resultado: fue necesario rehacer el diseño.

6-Haga que el proyecto sea de la empresa, no suyo:

Su cliente conoce profundamente el problema y las relaciones del proyecto con los  nodos del sistema que es la empresa, lo mismo ocurre con los funcionarios en los diversos sectores, los vendedores por ejemplo tienen información valiosísima de primera mano sobre lo que los clientes necesitan. El sistema convencional de acopiar la información para posteriormente hacer una propuesta  es ineficiente, puesto que  usted nunca puede tener el conocimiento que estas personas poseen en su experiencia y quizás no han tenido la oportunidad de expresar, por eso el diseño participativo es tan eficiente: Empodera y recoge estos saberes. De modo que reciba todas las sugerencias y de hecho incentive que esto ocurra, haciendo por ejemplo sesiones de lluvia de ideas.

herveiras

Proceso de diseño participativo en Brasil dirigido por Fernanda Martins. Las técnicas participativas son imbatibles en eficiencia

7- Información verbal no es suficiente, hágala visual:  

 La comunicación verbal es la manera como en base a unas convenciones aprendidas, llamadas idioma y palabras, la gente de expresa, por ello es insuficiente: En la medida de lo posible haga sesiones creativas usando técnicas de collage a partir de revistas viejas, pidiendo a la gente que exprese con recortes y dibujos lo que le estaba contando con palabras. Se va a sorprender de todo lo usted y ellos van a descubrir.

8- Use y abuse del diseño participativo:

Las  técnicas visuales que vimos en el párrafo anterior son  muy potentes y sorpresivas.  Vale pintar, dibujar, recortar o modelar plastilina y como el proceso mental no es lineal, deje que en el trascurso surgan posibles soluciones que van a venir del grupo. El resultado de estos ejercicios es una lista muy detallada de parámetros  (brieff) ilustrados. Usted como diseñador va a poner entonces sus conocimientos técnicos,( de representación, proporciones etc) para con un poco de creatividad entregar un resultado que sea totalmente del gusto de la empresa como comunidad.

9- Entienda que los procesos de diseño son lineales:

Nuestro trabajo no funciona de 8 a 5 necesariamente, si en cierto momento se siente abrumado o atascado, levanta el trasero de la silla y salga a dar una vuelta. Caminar o  andar en bicicleta genera las endorfinas que su cuerpo necesita y ayuda a generar inesperadamente  aquella idea que no le sale sentado. Su subconsciente sigue trabajando . Haga pausas.

dibujando con el cliente

si logramos que los clientes recorten y dibujen vamos a tener información que de manera convencional no vamos a ver

10-  Primero  un cliente,  que una venta:

 El primer proyecto con cualquier empresa es el más complicado por no conocer en profundidad mucho de lo aquí explicado, de modo que puede ser normal un poco de trabajo extra, pero si le va bien, habrá hecho un cliente al que ya conoce y tiene su confianza. Los  trabajos sucesivos seguramente serán más fluidos pues usted ya hace parte del sistema. Sea generoso que el tiempo lo va a retribuir.

11- Absoluta transparencia:

Para que las cosas funcionen, sea transparente y no tema expresar sus temores y dificultades, solemos pensar que si nos mostramos “competentes” en todos los aspectos vamos a ser una señal de debilidad, por el contrario, al manifestar nuestro desconocimiento o inquietudes la imagen va a ser de sinceridad y franqueza y se agradece. Si no la percepción será de prepotencia lo cual es muy negativo y puede dar al traste con nuestros proyectos. Eso sí NUNCA SE QUEJE!

12- Empatía:

Ponerse en el lugar del otro es la base fundamental de nuestra disciplina, eso es un poco más que preguntar, es hacer parte, sentir como el otro, vivir su experiencia, tratar de entender los argumentos desde la experiencia de quien lo informa y no desde la nuestra.

 


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